Proiectarea și elaborarea structurii organizatorice

 

 Proiectarea și elaborarea structurii organizatorice

Structura organizatorică reprezintă ansamblul persoanelor, al compartimentelor organizatorice și al relațiilor dintre acestea, care au scopul de a realiza obiectivele întreprinderii.

           Structura generală a întreprinderii se compune din:

¨  Structura organizatorică: 

- structura funcțională (de conducere);

- structura operațională (de producție și concepție).

¨   Structura socio-culturală.

STRUCTURA FUNCȚIONALĂ (de conducere) cuprinde ansamblul cadrelor de conducere și al compartimentelor tehnice, economice, administrative, modul de constituire și de grupare a acestora, dar și relațiile dintre ele.

            Componentele structurii funcționale sunt:

Ø  POSTUL  reprezintă ansamblul obiectivelor, cu sarcinile, competențele asociate, care trebuie exercitate, în mod regulat, de o persoană angajată în întreprindere. Un post trebuie să aibă următoarele trăsături obligatorii: autoritate formală, competență profesională și responsabilitate.

Ø  FUNCȚIA se referă la ansamblul atribuțiilor și al sarcinilor, omogene din punct de vedere al omogenității lor, desemnate, în mod regulat și organizat, unui angajat al întreprinderii. Într-o întreprindere se întâlnesc funcții de conducere și funcții de execuție.

Ø  COMPARTIMENTUL cuprinde mai multe persoane (sub aceeași autoritate ierarhică), cărora le revin permanent sarcini bine definite. Compartimentele prezente în întreprinderi pot fi: operaționale (contribuie direct la realizarea obiectivelor firmei) – secții, ateliere, depozite, magazine, magazii și funcționale (stau la baza punerii în practică strategiile și politicii firmei) ă servicii, birouri, departamente și direcții.

           Relațiile organizatorice – raporturile instituite între componentele organizatorice:

A.    Din punct de vedere juridic: relații formale (oficiale) și informale.

B.     După conținutul informațiilor transmise, relațiile organizatorice pot fi:

-    relații de autoritate: ierarhice, funcționale, de stat major.

-    relații de cooperare – nu sunt oficiale;

-    relații de control – se stabilesc între cei cu funcții de conducere și subordonați;

-    relații de reprezentare – se stabilesc între manageri și reprezentanții organizațiilor profesionale, sindicate ș.a.

 Ordinea componentelor organizatorice vizează: nivelul ierarhic (ansamblul subdiviziunilor plasate la aceeași distanță de conducere) și ponderea ierarhică ( numărul de persoane subordonate nemijlocit unui cadru de conducere).

 Sistemul de obiective – se disting patru niveluri ierarhice, în funcție de amploarea deciziei și de orizontul de timp: :

-          nivel strategic;

-          nivel tactic;

-          nivel operațional;

-          nivel de execuție.

 

STRUCTURA OPERAȚIONALĂ (de producție și de concepție) se referă la numărul și componența unităților de producție, prin mărimea și modul amplasării spațiale a acestora, prin modul de organizare internă, dar și relațiile de cooperare stabilite între acestea, pentru realizarea obiectului de activitate al întreprinderii.

Secția de producție este unitatea de producție în care se desfășoară operații ale procesului tehnologic, care au ca finalitate produsul.

Secția de bază este cea în care se execută produsele de bază, care dau profilul întreprinderii.

Secția auxiliară execută produse sau servicii pentru secțiile de bază și auxiliare (execută scule, dispozitive și verificatoare – SDV, întrețin și repară utilaje).

Secția de deservire asigură condițiile normale de lucru proceselor de bază și auxiliare, fără să intervină direct în fabricație (transportul, aprovizionarea, depozitarea).

Secția anexă prelucrează deșeurile rezultate din procesul tehnologic.

Locul de muncă este suprafața de producție dotată cu mijloace de muncă și organizată pentru realizarea unei operații de către unul sau mai mulți muncitori. Locul de muncă este veriga primară a structurii operaționale.

Proiectarea structurii organizatorice este un proces complex și dificil pentru că trebuie să vizeze toate elementele: postul, funcția, compartimentul, norma de conducere, nivelul ierarhic , și relațiile organizatorice.

PROIECTAREA POSTULUI se realizează pe bază setului de sarcini specializate care îi revin titularului postului și responsabilitățile acestuia (sarcini de muncă și obligații)  în luarea deciziilor și relațiile cu alte posturi.

În descrierea postului sunt prevăzute informații necesare privind: denumire, relații de subordonare, responsabilități și sarcini, competențe, limite de autoritate, condiții de muncă, cât și cerințe ale postului: pregătire profesională, experiență, deprinderi, aptitudini și comportament

 

PROIECTAREA FUNCȚIEI are în vedere atât funcțiile de conducere – cu accent pe competențe și responsabilități și funcțiile de execuție – cu competențe și răspunderi limitate la activitatea proprie.

       PROIECTAREA COMPARTIMENTULUI se realizează ținând cont de funcție, produs și client.

- Compartimentul format pe criteriul funcției grupează posturile proiectate după sarcinile specifice pe care le îndeplinesc angajații. De exemplu: totalitatea posturilor ale căror sarcini specifice îndeplinesc funcția de producție formează compartimentul de producție.

- Compartimentul format pe criteriu produs grupează posturile care determină, în final, realizarea unui produs, sau a unei familii de produse.

- Compartimentul format pe criteriu clienți grupează activitățile în acord cu satisfacerea cerințelor diferitelor grupuri de clienți. Această proiectare a compartimentelor încurajează concentrarea pe nevoile clienților unici, sau a grupurilor de clienți, dezvoltă pregătirea experților după profilul clienților.

 

PROIECTAREA RELAȚIILOR ORGANIZATORICE are în vedere:

*     Relațiile de autoritate se instituie prin elaborarea diferitelor acte și norme elaborate de managementul întreprinderii: regulamente de organizare și funcționare, decizii scrise, care condiționează buna desfășurare a activităților și a căror exercitare este obligatorie. Există trei tipuri de relații de autoritate:

-relații ierarhice – prin care se stabilesc raporturile de subordonare dintre titularii posturilor manageriale și titularii posturilor de execuție sau ai celor manageriale aflate pe nivele ierarhice inferioare;

- relații funcționale care se stabilesc între două compartimente de muncă, dintre care unul are asupra celuilalt autoritate funcționale, concretizată prin transmiterea de regulamente, indicații, prescripții, proceduri din domeniul lor de activitate;

- relații de stat major se formează atunci când unor persoane sau grupuri li se deleagă sarcina soluționării de probleme care afectează obiectivele unuia sau mai multor compartimente.

*     Relațiile de cooperare se stabilesc între posturi situate pe același nivel ierarhic, dar aparținând unor compartimente diferite.

*     Relații de control se formează între compartimente specializate de control și celelalte compartimente din cadrul firmei. Exemplu: relațiile dintre compartimentul de control al calității și secțiile de producție.

 PROIECTAREA NIEVULUI IERARHIC are în vedere următoarele aspecte:

-          Dimensiunea întreprinderii;

-          Mărimea, tipul, complexitatea și diversitatea activităților,

-          Tipul producției,

-          Competența cadrelor de conducere.

 PROIECTAREA NORMEI DE CONDUCERE SAU A PONDEREI IERARHICE se face respectând principiul economiei de personal de conducere și realizarea unui grad rațional de încărcare a acestuia, prin sistematizarea și precizarea sarcinilor pentru toate nivelurile ierarhice, în toate compartimentele și la nivelul fiecărei funcții.

Mărimea normei de conducere depinde de:

-          complexitatea sarcinilor care îi revin cadrului de conducere;

-          natura activităților executate de subordonații cadrelor de conducere;

-          frecvența legăturilor dintre subordonat și cadrul de conducere;

-          experiența cadrului de conducere.

 PROIECTAREA DELEGĂRII AUTORITĂȚII

Autoritatea reprezintă dreptul de a adopta decizii, împuternicirea de a comanda, de a da dispoziții sau de a impune cuiva ascultare.

Delegarea autorității presupune atribuirea temporară de către manager a uneia din sarcinile sale de serviciu, unui subordonat, însoțită de competența și responsabilizarea corespunzătoare.

Organizarea informală cuprinde totalitatea elementelor și interacțiunilor umane cu caracter organizatoric, care se manifestă în mod spontan între componentele organizației.

Componentele structurii informale sunt:

-          grupul informal (reuniunea ce cuprinde un grup restrâns de membri bazată pe similitudini, raporturi dominant afective și nevoi comune);

-          relațiile informale care cuprind ansamblul interdependențelor dintre membrii grupurilor informale și dintre reglementarea prin norme de grup și percepții comune;

-          normele de grup se referă la ansamblul de reguli care se dezvoltă ca rezultat al interacțiunii în timp dintre membrii grupului și se stabilesc în legătură cu aspecte importante pentru grup.

Organizarea informală nu poate fi proiectată dint timp datorită spontaneității formării și apariției acestor grupuri.

 Documentele de formalizare a structurii organizatorice sunt:

§  Regulamentul de funcționare și organizare stabilește forma de organizare și de conducere a organizației și cuprinde cinci părți:

I.       Organizarea întreprinderii și prezentarea structurii organizatorice;

II.    Atribuțiile întreprinderii;

III. Conducerea întreprinderii;

IV. Atribuțiile și diagrama de relații pentru fiecare compartiment funcțional și de producție;

V.    Dispoziții generale.

§  Fișa postului prezintă, în detaliu, elemente impuse unui salariat pentru a-și putea exercita activitatea în condiții normale. Fișa postului cuprinde: denumirea și obiectivele postului; compartimentul; competențele; responsabilitățile; cerințele (studii, vechime, aptitudini).

             ORGANIGRAMA – ELEMENT DE INFORMARE ȘI ANALIZĂ

            Organigrama este structura grafică sugestivă , sistematică și sintetică a structurii organizatorice. Organigrama reprezintă un instrument de informare și analiză, care are ca obiectiv punerea în evidență a elementelor componente: funcțiile, compartimentele, nivelurile ierarhice, relațiile organizaționale.

            Structura și complexitatea organigramei sunt influențate de următorii factori:

-          mărimea întreprinderii;

-          dispersarea geografică a subunităților  componente;

-          natura produselor, a lucrărilor și a serviciilor;

-          tipul de producție;

-          sistemul informațional;

-          numărul și calificarea personalului;

-          obiectivele strategice.