Sistemul informaţional la nivelul întreprinderii

Sistemul informaţional la nivelul întreprinderii 

- definire; 

- componentele sistemului informaţional; 

-fluxurile şi circuitele informaţionale la nivelul întreprinderii;

Sistemul informational permite cunoasterea situatiei existente intr-o intreprindere, a situatiei trecute si anticiparea evolutiei viitoare a acesteia, contribuind astfel la elaborarea si indeplinirea obiectivelor stabilite. Prin intermediul sau se obtin informatiile necesare fundamentarii deciziilor, implementarii acestora precum si cele necesare adaptarii continue a intreprinderii comerciale la schimbarile interne si externe.
Sistemul informational cuprinde totalitatea elementelor (date, informatii, circuite si fluxuri informationale, proceduri si mijloace de tratare a informatiilor) din cadrul firmei, avand drept scop sa asigure suportul informational necesar indeplinirii obiectivelor firmei.
Sistemul informational afecteaza major atat functiile intreprinderii, cat si proiectarea structurilor pe care aceste functii se bazeaza, prin urmare organizatia in ansamblul ei.
Datele şi informaţiile – reprezintă componentele primare ale sistemului informaţional, organic interdependente, fapt pentru care sunt abordate împreună.
Data, reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la organizaţie sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia.
Informaţia, desemnează acele date care aduc adresantului un spor de cunoaştere privind direct şi indirect organizaţia respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce revin în cadrul respectivei organizaţii.

Tipologia informaţiilor:
1. După modul de exprimare:
- orale;
- scrise;

2. După gradul de prelucrare:
- primare (cele mai răspândite la nivelul executanţilor);
- intermediare (se află în diferite faze de prelucrare);
- finale (au trecut prin întreg şirul de prelucrări informaţionale prevăzute).

3. După direcţia de vehiculare:
- ascendente (se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele superioare ale managementului);
- orizontale (se transmit între titulari de posturi situate pe acelaşi nivel ierarhic).

4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării:
- tehnico-operative (localizează în timp şi spaţiu procesele din cadrul organizaţiei);
- de evidenţă (se referă la aspectele economice ale activităţilor organizaţiei);
- statistice (sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor organizaţiei pentru previzionarea de noi obiective)

5. După provenienţă:
-exogene (provin din suprasistemele din care face parte organizaţia. Ex: legi, ordonanţe, decizii, instrucţiuni, indicaţii, etc.)
endogene (sunt generate în cadrul organizaţiei)

6. După destinaţie:
- interne:
- externe (beneficiarii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte organizaţia);

7. După obigativitatea pentru adresant:
-imperative (emise de conducători şi destinate nivelurilor ierarhice inferioare);
-nonimperative (emise de executanţi şi manageri, destinate colegilor sau superiorilor). Luarea în considerare a mesajului informaţional nu este obligatorie.

8. După natura proceselor reflectate:
- cercetare –dezvoltare;
- comerciale;
- producţie;
- financiar-contabile;
- personal;

Resursele informationale ale intreprinderilor cuprind ansamblul informatiilor disponibile (obtinute si/sau generate) si refolosibile.
Supravietuirea firmelor, adaptarea lor la un mediu tot mai dinamic si complex sunt conditionate de resursele informationale de care dispun, de capacitatea de a le imbogati continuu.
In consecinta, intreprinderile trebuie sa-si organizeze un sistem eficient de captare, prelucrare, stocare si transmitere a informatiilor, transformandu-le in resurse disponibile si refolosibile, in vederea unei fundamentari corespunzatoare a deciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva.

In plan static, se pot decanta informatiile interne (din cadrul intreprinderii) si externe (din mediul de actiune). Aceste doua categorii trebuie intelese in dinamica lor, favorizand circulatia lor in ambele sensuri si permitand pozitionarea intreprinderii in mediul ei de afaceri.

Proiectarea unui sistem informational eficient se face avand la baza o serie de principii, a caror respectare ii conditioneaza functionalitatea si eficienta.

a) subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor conducerii;
b) corelarea sistemului informational cu sistemul decizional si structura organizatorica a firmei;
c) principiul asigurarii unitatii metodologice a tratarii informatiilor;
d) principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale;
e) principiul asigurarii unui maximum de informatii finale din fondul de informatii primare;
f) asigurarea unui timp corespunzator de reactie decizionala si operationala pentru toti beneficiarii de informati;
g) asigurarea flexibilitatii sistemului informational, astfel incat sa fie posibila modificarea, adaptarea rapida si usoara a caracteristicilor sale in functie de necesitati;
h) principiul eficientei.
Resursele informationale ale intreprinderii, continand informatii legate de piata, furnizori, beneficiari, preturi, stocuri, sortimente etc., pot fi gestionate rapid si eficient cu ajutorul calculatorului, printr-o exploatare modulara a diverselor sale aplicatii.
Cele mai frecvent informatizate tipuri de activitati sunt cele specifice functiei financiar-contabile (A), celei de personal (B) si celei comerciale (C).

(A) poate cuprinde:
operarea situatiilor contabile lunare respectiv:
-introducerea operatiilor in registrul jurnal;
-vizualizarea jurnalului;
-raportari contabile;
-generarea automata a inregistrarilor de jurnal;
-inregistrarea in sintetic a rulajelor din jurnal;
-schimbarea gestiunii pentru care se opereaza;
-schimbarea lunii contabile de operare;
-operarea extraselor de cont prin: introducerea operatiilor de extras de cont; rapoarte extras de cont si vizualizari;
-schimbarea indexului de operare; ajustarea automata a soldurilor initiale;
-operarea registrului de casa prin: introducerea operatiilor de registru de casa;
-rapoarte registru de casa si vizualizari;
-schimbarea indexului de operare;
-ajustarea soldurilor initiale automat;
-preluarea chitantelor in casa;

receptii-intrari (inclusiv generarea documentelor primare aferente):
-receptii prin factura de la furnizori;
receptii prin aviz de insotire furnizor;
receptii in consignatie de la populatie;
plusuri de inventar;
receptie prin factura la amanuntul (pentru intreprinderile comerciale cu activitate mixta);
receptii prin aviz la amanuntul;
generarea stocurilor la zi;
schimbarea gestiunii de lucru;
rapoarte si vizualizari de documente;

vanzari-iesiri (inclusiv generarea documentelor primare aferente): vanzarea prin factura;
vanzarea prin aviz de expeditie;
minusuri de inventar;
predare obiecte de inventar;
factura retur la furnizor;
retur marfa din consignatie;
minus inventar la amanuntul (pentru intreprinderile comerciale cu activitate integrata);
bonuri de consum;
generarea stocurilor la zi;
schimbarea gestiunii de lucru;
rapoarte si vizualizari de documente;
mijloace fixe-operatiuni de evidenta a acestora.

(B) poate cuprinde:
operare stat de plata avans si respectiv lichidare;
initializarea statelor de plata;
rapoarte si vizualizari de personal;
calculul salariului brut din net si invers.

(C) poate cuprinde:
consultarea informativa a stocului disponibil;
consultarea stocului si negocierea comenzilor;
centralizarea notelor de comanda in vederea lotizarii;
listarea centralizatoarelor notelor de comanda;
editarea automata a avizelor de expeditie;
consultarea si modificarea cantitatilor in boxpalete;
listarea spatiilor de depozitare libere;
preluarea receptiilor si actualizarea fisierelor. 

www.incluzivbusinesshub.ro
www.rasfoiesc.com
www.zota.ase.ro