CHITANȚA

Definiție

Documentul financiar-contabil cel mai des utilizat în activitatea agenţilor economici, chitanţa serveşte ca:

- document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;

- document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate (emis în cazul vânzării de produse sau prestării de servicii pentru care plata se face în numerar).

Similar facturii, chitanţa este un document financiar cu regim special de înseriere şi numerotare, iar numerotarea se efectuează în baza unei decizii interne. Astfel, fiecare chitanţă va avea un număr sau o serie unice, care trebuie să fie secvenţiale şi să ţină cont de structura organizatorică a firmei, în funcţie de puncte de lucru, filiale, etc.

Elementele obligatorii ale unei chitanţe

Ca şi factura chitanţa trebuie completată cu o serie de elemente obligatorii, după cum urmează:

- denumire furnizor;

- codul de identificare fiscală al furnizorului (CUI);

- numărul de înregistrare la registrul comerţului al furnizorului;

- adresa furnizorului;

- data emiterii chitanţei;

- denumire client;

- codul de identificare fiscală al clientului;

- numărul de înregistrare de la registrul comerţului al clientului;

- adresa clientului;

- suma încasată (în cifre şi litere) şi ce reprezintă aceasta.

Spre deosebire de factură, chitanţa nu poate fi stornată. În cazul în care o chitanţă a fost completată greşit, singura posibilitate este de a o anula, nefiind permise corecturi.

Arhivarea şi păstrarea chitanţelor

Conform legii, chitanţele se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Chitanţele sunt arhivate alături de celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate.

Un program de facturare poate emite și gestiona chitanţele simplu şi rapid, în conformitate cu prevederile legale. În permanenţă avem evidenţa plăţilor în contul unei anumite facturi sau pe client, vom şti exact cât mai este de încasat şi care este termenul scadent, fără efort şi fără erori.