Sistemul informaţional la nivelul întreprinderii

Sistemul informaţional la nivelul întreprinderii 

- definire; 

- componentele sistemului informaţional; 

-fluxurile şi circuitele informaţionale la nivelul întreprinderii;

Sistemul informational permite cunoasterea situatiei existente intr-o intreprindere, a situatiei trecute si anticiparea evolutiei viitoare a acesteia, contribuind astfel la elaborarea si indeplinirea obiectivelor stabilite. Prin intermediul sau se obtin informatiile necesare fundamentarii deciziilor, implementarii acestora precum si cele necesare adaptarii continue a intreprinderii comerciale la schimbarile interne si externe.
Sistemul informational cuprinde totalitatea elementelor (date, informatii, circuite si fluxuri informationale, proceduri si mijloace de tratare a informatiilor) din cadrul firmei, avand drept scop sa asigure suportul informational necesar indeplinirii obiectivelor firmei.
Sistemul informational afecteaza major atat functiile intreprinderii, cat si proiectarea structurilor pe care aceste functii se bazeaza, prin urmare organizatia in ansamblul ei.
Datele şi informaţiile – reprezintă componentele primare ale sistemului informaţional, organic interdependente, fapt pentru care sunt abordate împreună.
Data, reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la organizaţie sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia.
Informaţia, desemnează acele date care aduc adresantului un spor de cunoaştere privind direct şi indirect organizaţia respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce revin în cadrul respectivei organizaţii.

Tipologia informaţiilor:
1. După modul de exprimare:
- orale;
- scrise;

2. După gradul de prelucrare:
- primare (cele mai răspândite la nivelul executanţilor);
- intermediare (se află în diferite faze de prelucrare);
- finale (au trecut prin întreg şirul de prelucrări informaţionale prevăzute).

3. După direcţia de vehiculare:
- ascendente (se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele superioare ale managementului);
- orizontale (se transmit între titulari de posturi situate pe acelaşi nivel ierarhic).

4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării:
- tehnico-operative (localizează în timp şi spaţiu procesele din cadrul organizaţiei);
- de evidenţă (se referă la aspectele economice ale activităţilor organizaţiei);
- statistice (sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor organizaţiei pentru previzionarea de noi obiective)

5. După provenienţă:
-exogene (provin din suprasistemele din care face parte organizaţia. Ex: legi, ordonanţe, decizii, instrucţiuni, indicaţii, etc.)
endogene (sunt generate în cadrul organizaţiei)

6. După destinaţie:
- interne:
- externe (beneficiarii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte organizaţia);

7. După obigativitatea pentru adresant:
-imperative (emise de conducători şi destinate nivelurilor ierarhice inferioare);
-nonimperative (emise de executanţi şi manageri, destinate colegilor sau superiorilor). Luarea în considerare a mesajului informaţional nu este obligatorie.

8. După natura proceselor reflectate:
- cercetare –dezvoltare;
- comerciale;
- producţie;
- financiar-contabile;
- personal;

Resursele informationale ale intreprinderilor cuprind ansamblul informatiilor disponibile (obtinute si/sau generate) si refolosibile.
Supravietuirea firmelor, adaptarea lor la un mediu tot mai dinamic si complex sunt conditionate de resursele informationale de care dispun, de capacitatea de a le imbogati continuu.
In consecinta, intreprinderile trebuie sa-si organizeze un sistem eficient de captare, prelucrare, stocare si transmitere a informatiilor, transformandu-le in resurse disponibile si refolosibile, in vederea unei fundamentari corespunzatoare a deciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva.

In plan static, se pot decanta informatiile interne (din cadrul intreprinderii) si externe (din mediul de actiune). Aceste doua categorii trebuie intelese in dinamica lor, favorizand circulatia lor in ambele sensuri si permitand pozitionarea intreprinderii in mediul ei de afaceri.

Proiectarea unui sistem informational eficient se face avand la baza o serie de principii, a caror respectare ii conditioneaza functionalitatea si eficienta.

a) subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor conducerii;
b) corelarea sistemului informational cu sistemul decizional si structura organizatorica a firmei;
c) principiul asigurarii unitatii metodologice a tratarii informatiilor;
d) principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale;
e) principiul asigurarii unui maximum de informatii finale din fondul de informatii primare;
f) asigurarea unui timp corespunzator de reactie decizionala si operationala pentru toti beneficiarii de informati;
g) asigurarea flexibilitatii sistemului informational, astfel incat sa fie posibila modificarea, adaptarea rapida si usoara a caracteristicilor sale in functie de necesitati;
h) principiul eficientei.
Resursele informationale ale intreprinderii, continand informatii legate de piata, furnizori, beneficiari, preturi, stocuri, sortimente etc., pot fi gestionate rapid si eficient cu ajutorul calculatorului, printr-o exploatare modulara a diverselor sale aplicatii.
Cele mai frecvent informatizate tipuri de activitati sunt cele specifice functiei financiar-contabile (A), celei de personal (B) si celei comerciale (C).

(A) poate cuprinde:
operarea situatiilor contabile lunare respectiv:
-introducerea operatiilor in registrul jurnal;
-vizualizarea jurnalului;
-raportari contabile;
-generarea automata a inregistrarilor de jurnal;
-inregistrarea in sintetic a rulajelor din jurnal;
-schimbarea gestiunii pentru care se opereaza;
-schimbarea lunii contabile de operare;
-operarea extraselor de cont prin: introducerea operatiilor de extras de cont; rapoarte extras de cont si vizualizari;
-schimbarea indexului de operare; ajustarea automata a soldurilor initiale;
-operarea registrului de casa prin: introducerea operatiilor de registru de casa;
-rapoarte registru de casa si vizualizari;
-schimbarea indexului de operare;
-ajustarea soldurilor initiale automat;
-preluarea chitantelor in casa;

receptii-intrari (inclusiv generarea documentelor primare aferente):
-receptii prin factura de la furnizori;
receptii prin aviz de insotire furnizor;
receptii in consignatie de la populatie;
plusuri de inventar;
receptie prin factura la amanuntul (pentru intreprinderile comerciale cu activitate mixta);
receptii prin aviz la amanuntul;
generarea stocurilor la zi;
schimbarea gestiunii de lucru;
rapoarte si vizualizari de documente;

vanzari-iesiri (inclusiv generarea documentelor primare aferente): vanzarea prin factura;
vanzarea prin aviz de expeditie;
minusuri de inventar;
predare obiecte de inventar;
factura retur la furnizor;
retur marfa din consignatie;
minus inventar la amanuntul (pentru intreprinderile comerciale cu activitate integrata);
bonuri de consum;
generarea stocurilor la zi;
schimbarea gestiunii de lucru;
rapoarte si vizualizari de documente;
mijloace fixe-operatiuni de evidenta a acestora.

(B) poate cuprinde:
operare stat de plata avans si respectiv lichidare;
initializarea statelor de plata;
rapoarte si vizualizari de personal;
calculul salariului brut din net si invers.

(C) poate cuprinde:
consultarea informativa a stocului disponibil;
consultarea stocului si negocierea comenzilor;
centralizarea notelor de comanda in vederea lotizarii;
listarea centralizatoarelor notelor de comanda;
editarea automata a avizelor de expeditie;
consultarea si modificarea cantitatilor in boxpalete;
listarea spatiilor de depozitare libere;
preluarea receptiilor si actualizarea fisierelor. 

www.incluzivbusinesshub.ro
www.rasfoiesc.com
www.zota.ase.ro

Elaborarea planului de aranjare sortimentală

Elaborarea planului de aranjare sortimentală 

Componenta majora a tehnologiilor comerciale, etalarea marfurilor constituie, alaturi de publicitatea la locul vanzarii si reclama, o tehnica proportionala definitorie pentru imaginea si profitabilitatea punctelor de vanzare, reprezentand totodata o variabila principala a procesului de merchodising. 

Etalarea marfurilor reprezinta ansamblul regulilor si procedeelor de prezentare a marfurilor si reuneste o seama de procese si operatii ce au loc in sala de vanzare in vederea realizarii unei oferte active, apte sa asigure cresterea vanzarilor. 

Etalarea marfurilor, ca element fundamental al promovarii, vizeaza o serie de aspecte, precum: obiectivele expunerii, criteriile de selectare a marfurilor, modalitati de expunere a marfurilor, combinatia culorilor, tematica expunerii. 

Ansamblul procedurilor si regulilor de prezentare a marfurilor, tehnologia etalarii marfurilor reuneste procesele si operatiile desfasurate in cadrul salii de vanzare in vederea pozitionarii produselor pe echipamente comerciale specifice si informarii consumatorilor asupra caracteristicilor economice si tehnice ale produselor.

Etalarea- element fundamental al promovarii marfurilor 

Etalarea marfurilor reprezinta ansamblul regulilor si procedeelor de prezentare a marfurilor si reuneste o seama de procese si operatii ce au loc in sala de vanzare in vederea realizarii unei oferte active, apte sa asigure cresterea vanzarilor. 

Etalarea marfurilor, ca element fundamental al promovarii, vizeaza o serie de aspecte, precum: obiectivele expunerii, criteriile de selectare a marfurilor, modalitati de expunere a marfurilor, combinatia culorilor, tematica expunerii. 

Ansamblul procedurilor si regulilor de prezentare a marfurilor, tehnologia etalarii marfurilor reuneste procesele si operatiile desfasurate in cadrul salii de vanzare in vederea pozitionarii produselor pe echipamente comerciale specifice si informarii consumatorilor asupra caracteristicilor economice si tehnice ale produselor. 

In ceea ce priveste gestiunea sortimentului de marfuri si etalarea acestora, in Romania exista inca diferente majore fata de magazinele existente in tarile dezvoltate ale lumii. Inca descoperim in multe magazine etalari de genul: ,,nu conteaza unde, nu conteaza ce", ,,de toate pentru toti", ,,etalare tip bazar" etc., care nu au nici o logica estetica, merceologica si comerciala. Nu se respecta reguli elementare de vecinatate, de asociere a produselor in consum sau in utilizare. Exista etalari de produse complet eterogene. In plus, nu se urmareste situatia fiecarui articol (vanzare, cantitate, adaos comercial, rentabilitate etc.). 

Sunt multe marfuri care nu se vand, dar sunt mentinute fara justificare in sortiment. De cele mai multe ori, analiza se face global, pe ansamblul sortimentului, performantele firmelor bazandu-se de fapt, doar pe un numar restrans de articole. 

In ceea ce priveste design-ul interior exista o serie de neajunsuri. Poate cel mai grav este cel reprezentat de,,initiativa" unor intreprinzatori de a desfiinta pereti sau de a interveni asupra lor, desi acestia sunt de rezistenta si fara nici un fel de autorizare. Totusi, interiorul magazinelor a inceput sa fie tratat cu mai multa grija, incepand cu starea de curatenie si continuand cu confortul termic, cu finisajele si decorurile utilizate, cu iluminatul folosit etc.

Funcţiunile întreprinderii

 În cadrul firmelor, funcţiunile nu prezintă aceeaşi intensitate de manifestare în fiecare etapă de dezvoltare a acestora, de aceea ele se pot prezenta în următoarele situaţii:

• potenţială sau virtuală, atunci când din anumite raţiuni, ce ţin de asigurarea unei eficienţe, atât în firma respectivă, cât şi la nivelul sistemului din care face parte, ea nu se manifestă într-o anumită perioadă;
• integrală, atunci când unele activităţi specifice sunt desfăşurate în cadrul firmei, iar altele, de o amploare şi complexitate deosebită, se desfăşoară la un nivel ierarhic superior;
• reală şi efectivă, când ansamblul activităţilor specifice acesteia se desfăşoară în cadrul firmei respective.

Realizarea obiectivelor stabilite pentru o perioadă în cadrul firmei depinde de manifestarea în strânsă interdependenţă a tuturor funcţiunilor sale, cu intensităţi diferite, în funcţie de etapa de dezvoltare a acesteia şi de natura şi nivelul obiectivelor stabilite.

Unanim recunoscute ca funcţiuni ale unei firme sunt:

1.       funcţiunea de cercetare-dezvoltare;

2.       funcţiunea de producţie;

3.       funcţiunea comercială;

4.       funcţiunea financiar-contabilă;

5.       funcţiunea de personal. 

1.       Funcţiunea de cercetare-dezvoltare

            Funcţiunea de cercetare-dezvoltare este reprezentată de ansamblul activităţilor care se desfăşoară în cadrul firmei în vederea realizării obiectivelor din domeniul producerii de idei noi şi a transformării ideilor în noutăţi utile dezvoltării în viitor a acesteia.

            Importanţa acestei funcţiuni constă în necesitatea adaptării permanente a firmelor la noile descoperiri ale ştiinţei şi tehnicii contemporane. O firmă în cadrul căreia funcţiunea de cercetare-dezvoltare nu se manifestă, chiar în ipoteza în care celelalte funcţiuni acţionează ideal, este sortită stagnării.

            Funcţiunea de cercetare-dezvoltare are un caracter complex prin faptul că se manifestă în toate domeniile. De aceea, limitarea domeniului la activitatea de producţie, folosirea pentru activităţile componente doar a cadrelor tehnice, fără a lua în considerare întreaga sferă de cuprindere (probleme economice, de management) are repercusiuni negative asupra eficienţei activităţii de ansamblu a unităţii.

            Dintre principalele activităţi ale acestei funcţiuni pot fi enumerate:

• cercetarea ştiinţifică, ingineria tehnologică şi introducerea progresului tehnic, care are ca scop descoperirea de idei noi sau implementarea în practică a noilor cunoştinţe;
• investiţii şi construcţii, ca ansamblul atribuţiilor firmei referitoare la transformarea resurselor materiale, financiare şi de muncă în fonduri fixe, prin realizarea de noi capacităţi de producţie, modernizarea, dezvoltarea, reconstrucţia şi reînnoirea fondurilor fixe existente;
• organizarea producţiei şi a muncii, ca ansamblul atribuţiilor creativ-inovative din domeniul introducerii unor noi metode, tehnici şi instrumente de organizare şi management a activităţii productive.

            Un obiectiv important al firmei, dar specific, în primul rând, acestei funcţiuni, este economisirea resurselor de muncă, materiale, financiare, însă, în special, de energie.

2.       Funcţiunea de producţie

Funcţiunea de producţie reprezintă ansamblul activităţilor de bază, auxiliare şi de servire prin care se realizează obiectivele din domeniul fabricării produselor, elaborării lucrărilor, prestării serviciilor în cadrul firmei.

            Funcţiunea de producţie cuprinde, în principal, următoarele activităţi:

• fabricarea sau exploatarea, constând în transformarea obiectelor muncii în produse, servicii, lucrări care fac obiectul de bază al activităţii întreprinderii;
• controlul tehnic de calitate (CTC) al materiilor prime, semifabricatelor, ansamblurilor pe întregul flux de fabricaţie, precum şi al produselor finite potrivit metodelor, frecvenţei şi cu mijloacele prevăzute în documentaţia tehnică;
• întreţinerea şi reparea utilajelor, în vederea menţinerii acestora în stare de funcţionare, preîntâmpinării şi evitării, pe cât posibil, a efectelor uzurii fizice şi morale a acestora;
• producţia auxiliară, prin care se asigură condiţiile pentru buna desfăşurare a fabricaţiei de bază din cadrul firmei.

Desfăşurarea activităţilor cuprinse în funcţiunea de producţie reprezintă o condiţie necesară realizării obiectivelor fundamentale, dar nu şi suficientă, astfel că, în mod eronat, unii conducători îşi concentrează întreaga atenţie asupra producţiei, a obligaţiilor cotidiene, în detrimentul celor de perspectivă.

3.       Funcţiunea comercială

            Funcţiunea comercială cuprinde activităţile menite să concure la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legăturilor unităţilor economice cu mediul, în vederea procurării mijloacelor necesare şi desfacerii produselor, serviciilor şi lucrărilor care fac obiectul de bază al unităţii.

            Această funcţiune cuprinde trei activităţi principale:

• aprovizionarea tehnico-materială, menită să asigure în mod complet, complex şi la timp mijloacele de producţie necesare desfăşurării neîntrerupte şi în condiţii bune a proceselor de producţie;
• desfacerea, vizând livrarea produselor, serviciilor şi lucrărilor, precum şi încasarea contravalorii acestora, deci trecerea produselor din sfera producţiei în sfera circulaţiei;
• marketingul, având drept scop crearea şi descoperirea necesităţilor consumatorilor în vederea orientării producţiei proprii spre satisfacerea acestor necesităţi.

În condiţiile unei pieţe în continuă schimbare, creşte rolul funcţiunii comerciale în sensul cunoaşterii, sistematizării şi interpretării informaţiilor din mediu, în vederea organizării activităţii viitoare.

4.       Funcţiunea financiar-contabilă

Funcţiunea financiar-contabilă reprezintă ansamblul activităţilor prin care se realizează obiectivele privind obţinerea şi folosirea mijloacelor financiare necesare unităţii, precum şi înregistrarea şi evidenţa în expresie valorică a fenomenelor economice din cadrul unităţii.

            În general, rolul funţiunii financiar-contabile este static, pasiv, dacă avem în vedere, mai ales, evidenţa rezultatelor, ceea ce poate constitui uneori un obstacol în introducerea noului şi chiar în manifestarea celorlalte funcţiuni. De aceea, pentru ca rolul ei să devină activ este necesar să se adopte cunoaşterea operativă a rezultatelor economice ale unor activităţi.

            Între activităţile acestei funcţiuni se pot evidenţia:

• activitatea financiară, care se referă la obţinerea şi folosirea raţională a mijloacelor financiare necesare firmei;
• activitatea contabilă, care vizează înregistrarea şi evidenţa în expresie valorică a fenomenelor economice din cadrul firmei.

5.       Funcţiunea de personal

            Funcţiunea de personal cuprinde ansamblul activităţilor desfăşurate în cadrul firmei pentru realizarea obiectivelor din domeniul asigurării şi dezvoltării potenţialului uman necesar.

Principalele activităţi cuprinse în această funcţiune se referă la: planificarea, promovarea, retribuirea şi protecţia personalului.

            În manifestarea acestei funcţiuni, conducerea trebuie să asigure, în orice moment, un echilibru între interesele angajaţilor şi obiectivele unităţii. Acest echilibru este greu de realizat având în vedere diversitatea reacţiilor indivizilor care compun colectivitatea din unitatea economică.