Organizarea structurală a întreprinderii

 

Organizarea structurală a întreprinderii

 

Organizarea structurală preia rezultatele organizării procesuale – funcţiunile, activităţile, atribuţiile şi sarcinile – încadrându-le în structuri organizatorice adecvate caracteristicilor şi posibilităţilor fiecărei unităţi economice în parte.

            Structura organizatorică este definită ca fiind ansamblu persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice şi al relaţiilor dintre acestea, astfel constituite încât, să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor prestabilite.

            Structura organizatorică este un subsistem important al sistemului de management. Ea prezintă două mari părţi:

• structura de conducere sau funcţională;
• structura de producţie sau operaţională.

            Structura de conducere (funcţională) reuneşte ansamblul persoanelor, compartimentelor şi relaţiilor organizaţionale astfel constituite şi plasate încât să asigure condiţiile economice, tehnice şi de personal necesare desfăşurării procesului managerial şi a proceslor de execuţie.

            Structura de producţie (operaţională) este alcătuită din ansamblul persoanelor, compartimentelor şi relaţiilor organizaţionale constituite în vederea realizării directe a obiectului de activitate al firmei.

            Atât la nivelul structurii de conducere, cât şi la cea de producţie, se regăsesc componentele primare, care definite de la simplu la complex sunt:

1.        postul;

2.        funcţia;

3.        compartimentul;

4.        relaţiile organizatorice;

5.        nivelul ierarhic;

6.        ponderea ierarhică.

1.        Postul

            Postul este alcătuit din ansamblul obiectivelor, sarcinilor competenţelor şi responsabilităţilor desemnate pe anumite perioade, fiecărui component al firmei. Postul reprezintă elementul de bază al structurii organizatorice în funcţie de care construcţia acesteia este mai mult sau mai puţin raţională.

            Obiectivele postului se regăsesc în sistemul piramidal al obiectivelor firmei, ca obiective individuale. Prin realizarea şi combinarea lor succesivă se asigură realizarea scopului final al firmei.

            Pentru realizarea obiectivelor, titularului de post îi sunt conferite sarcini şi atribuţii.

            Adaptarea firmei la exigenţele mediului solicită ca aceste componente primare ale structurii să fie astfel concepute încât să asigure joncţiunea rapidă cu ansamblu. De aceea, postul trebuie să fie dinamic şi flexibil pentru obţinerea unei funcţionări eficiente.

            O altă componentă a postului, care exprimă limitele în cadrul cărora titularii de post au dreptul să acţioneze în vederea realizării obiectivelor individuale, este competenţa organizaţională sau autoritatea formală. Aceasta se acordă titularului de post fiind oficializată prin reglementări, norme, acte interne ale unităţii, decizii ale conducerii etc.

În funcţie de domeniul în care se exercită, autoritatea formală poate fi:

• ierarhică;
• funcţională.

Autoritate ierarhică, acţionează asupra persoanelor. Se concretizează în declanşarea unor acţiuni sau decizii exprimând ce? şi când? trebuie realizate, fiind asemănătoare puterii executive. Acest tip de autoritate se exercită în domeniul operaţional.

Autoritate funcţională, este exercitată asupra unor activităţi. Se materializează în proceduri, indicaţii metodologice care exprimă cum? trebuie executate diferite activităţi ale unităţii. Se exercită în domeniul funcţional şi poate fi asemănată puterii legislative.

            În afara autorităţii formale, titularii postului trebuie să dispună şi de competenţă sau autoritate profesională.

            Autoritatea profesională este exprimată la nivelul de pregătire şi experienţa de care dispune o persoană şi prin care dobândeşte recunoaşterea meritelor şi a contribuţiei personale la realizarea obiectivelor derivate şi generale, de către ceilalţi componenţi ai structurii organizatorice.

            Responsabilitatea este obligaţia de a îndeplini anumite sarcini sau atribuţii, de a realiza obiectivele individuale ce revin fiecărui post. Ea concretizează atitudinea ocupantului de post faţă de modul de realizare a sarcinilor şi atribuţiilor.

            Proiectarea conţinutului postului se confruntă cu necesitatea asigurării unui echilibru permanent, dar dinamic, între obiectivele individuale, ce revin titularului, pe de o parte, şi sarcini, competenţe şi responsabilităţi, pe de altă parte. Importanţa şi complexitatea obiectivelor trebuie să găsească acoperire în sfera de cuprindere a autorităţii şi responsabilităţii, în delimitarea şi exprimarea clară a sarcinilor şi atribuţiilor necesare executanţilor.

1.        Funcţia

            Funcţia constituie factorul de generalizare al unor posturi asemănătoare din punct de vedere al ariei de cuprindere a autorităţii şi responsabilităţii.

Spre exemplu: funcţiei de şef de serviciu îi corespunde, în cadrul unei firme, un număr variabil de posturi, 5¸15 sau chiar mai mult, în funcţie de dimensiunile şi caracteristicile activităţii. Dacă funcţia exprimă în acest caz întinderea autorităţii şi responsabilităţii unui şef de serviciu, în general, posturile le individualizează, la nivelul elementelor specifice: obiectivele, sarcinile şi atribuţiile.

            Analizate după natura competenţelor, responsabilităţilor şi sarcinilor, posturile, respectiv funcţiile, pot fi grupate în:

• posturi (funcţii) de conducere;
• posturi (funcţii) de execuţie.

Posturile (funcţii) de conducere, sunt caracterizate printr-o pondere ridicată a competenţelor, sarcinilor şi responsabilităţilor ce implică exercitarea atributelor conducerii;

Posturile (funcţii) de execuţie, sunt posturile în a căror componenţă se regăsesc competenţele, sarcinile şi responsabilităţile a căror desfăşurare implică transpunerea în viaţă a deciziilor emise de titularii posturilor, funcţiilor de conducere. 

1.        Compartimentele

            Compartimentele sunt componente rezultate din agregarea unor posturi şi funcţii cu conţinut similar şi/sau complementar.

            Compartimentele se definesc ca fiind ansamblul persoanelor care desfăşoară activităţi relativ omogene ce solicită cunoştinţe specializate de un anumit tip (tehnice, economice, juridice, social-umane), precum şi un ansamblu de metode şi tehnici adecvate, amplasate într-un anumit spaţiu şi subordonate nemijlocit unui singur cadru de conducere.

            Compartimentele constituie elemente constructive ce asigură realizarea obiectivelor de gradul II.

După modul în care contribuie la realizarea obiectivelor, compartimentele pot fi:

• operaţionale;
• funcţionale. 

Compartimentele operaţionale contribuie în mod direct la realizarea obiectivelor derivate şi fundamentale ale firmei deoarece în cadrul lor, fie că se obţin produse sau părţi de produse care constituie obiectul fabricaţiei, fie că se prestează o serie de servicii absolut necesare obţinerii producţiei. În cadrul acestor compartimente se exercită, cu prioritate, autoritatea ierarhică. În această categorie se includ: atelierele şi secţiile de producţie şi service, serviciile de aprovizionare, desfacere, depozite etc.

            Compartimentele funcţionale contribuie la stabilirea obiectivelor deoarece ele fundamentează deciziile adoptate de conducerea superioară şi medie a firmei, asigurând, în acelaşi timp, asistenţa de specialitate (tehnică, economică, organizatorică) tuturor compartimentelor structurii organizatorice. În această categorie se includ serviciile:, birourile care elaborează strategiile şi politicile globale sau în domeniile: comercial, competiţie tehnică, personal învăţământ etc.

1.        Relaţiile organizatorice

Relaţiile organizatorice sunt alcătuite din ansamblul legăturilor dintre componentele structurii, instituite prin reglementări oficiale. Ele reflectă complexitatea raporturilor ce se stabilesc între componentele primare (post, funcţie) şi agregate (compartimente) ale structurii.

            În funcţie de conţinutul lor, relaţiile organizatorice se împart în:

• relaţii de autoritate;
• relaţii de cooperare;
• relaţii de control;
• relaţii de reprezentare.

 

Relaţiile de autoritate sunt instituite prin intermediul unor reglementări oficiale, exercitarea lor fiind obligatorie. În această categorie se includ următoarele trei tipuri de relaţii:

• Relaţii ierarhice, exprimă raporturile instituite între titularii posturilor de conducere şi cei ai posturilor de execuţie. În virtutea acestor relaţii, structura poate fi reprezentată printr-o piramidă ierarhică a cărei înălţime este variabilă în funcţie de ”densitatea” relaţiilor ierarhice;
• Relaţiile funcţionale, rezultă din exercitarea autorităţii funcţionale de care dispun anumite compartimente, materializate în indicaţii metodologice, studii, regulamente, prescripţii;
• Relaţiile de stat major, iau naştere ca urmare a delegării sarcinilor, autorităţii şi responsabilităţii de către conducerea superioară, unor persoane sau colective, în vederea soluţionării de probleme complexe ce afectează obiectivele unuia sau mai multor compartimente. Specificul acestor relaţii constă în faptul că ele se stabilesc, nu ca urmare a competenţelor atribuite posturilor sau funcţiilor deţinute de persoane delegate, ci ca urmare a reprezentării conducerii superioare.

Relaţiile de cooperare se stabilesc între posturile situate pe acelaşi nivel ierarhic dar în compartimente diferite datorită realizării în comun a unor acţiuni complexe.

Deoarece apariţia şi funcţionarea lor descongestionează liniile ierarhice stabilind punţi de legătură între posturi sau compartimente, relaţiile de cooperare se mai numesc şi relaţii de pasarelă.

Relaţiile de control apar şi funcţionează între compartimentele specializate în efectuarea controlului (CFI, CTC) şi celelalte compartimente ale structurii.

Relaţiile de reprezentare se stabilesc între managerii de nivel superior ai firmei şi reprezentanţii unor organizaţii profesionale, sindicale, din interiorul firmei sau persoane juridice şi fizice din afara acesteia.

1.        Nivelurile ierarhice

            Nivelurile ierarhice se definesc ca ansamblul subdiviziunilor organizatorice plasate pe linii orizontale, la aceeaşi distanţă faţă de managementul de vârf al firmei. În cazul societăţilor comerciale al căror unic acţionar este statul, ca şi în cazul regiilor autonome, managementul de vîrf al firmei este Consiliul de Administraţie (care prin Legea Privatizării a înlocuit Consiliul Împuterniciţilor Statului).

            Factorii de influenţă ai numărului de niveluri ierarhice sunt grupaţi în două categorii:

• factori care au o influenţă direct proporţională asupra numărului de niveluri ierarhice (dimensiunea firmei, diversitatea activităţilor şi a atribuţiilor, complexitatea producţiei);
• factori care au o influenţă invers proporţională asupra numărului de niveluri ierarhice (competenţa managerilor). 

1.        Ponderea ierarhică

            Ponderea ierarhică reprezintă numărul persoanelor conduse nemijlocit de un cadru de conducere. Aceasta constituie o modalitate de ordonare a posturilor şi funcţiilor în cadrul compartimentelor. Mărimea ei este influenţată de numărul de niveluri ierarhice cu care se află în raport invers proporţional.

            Ponderea ierarhică înregistrează valori variabile:

• pe verticala structurii organizatorice, crescând către nivelurile inferioare;
• pe orizontală, amplificându-se pe măsura trecerii de la compartimentele în care se desfăşoară activităţi de concepţie tehnică, economică, de mare complexitate, către compartimentele cu activităţi operaţionale, cu caracter de rutină.

Necesitatea dimensionării corecte a acestui element, ce conferă ordine în cadrul structurii organizatorice, a condus la apariţia şi utilizarea noţiunii de ”ponderi ierarhice optime”. Efectul supradimensionării ponderilor ierarhice se regăseşte în efectuarea dificilă a coordonării şi controlului, în timp ce subdimensionarea se reflectă în proliferarea posturilor de conducere, a compartimentelor şi a nivelurilor ierarhice, în creşterea costului structurii organizatorice.

 

Tendinţe contemporane în organizarea structurală a întreprinderii

Tendinţe contemporane în organizarea structurală a întreprinderii 

În organizarea structurală a întreprinderii, în prezent, se manifesta următoarele tendinţe: 

A) crearea unor forme de conducere participativă a întreprinderii, tendinţa specifică pentru întreprinderile mici şi mijlocii. 

B) modificarea conţinutului postului pentru că scad ca pondere sarcinile de rutină, bazate pe efort fizic şi creşte ponderea sarcinilor de supraveghere, control, de creativitate. 

C) crearea unor compartimente specializate pe anumite domenii sau activităţi astfel exista compartimente distincte de cercetare - dezvoltare, de marketing, organizare, de informatică etc. 

D) crearea unor subdiviziuni organizatorice cu dubla funcţionalitate ceea ce a determinat apariţia unor întreprinderi speciale pentru cercetare -dezvoltare sau pentru marketing. 

E) construirea unor echipe intercompartimente, cea mai cunoscută este cercul de calitate (grup de persoane care îşi desfăşoară activitatea în compartimente diferite, dar care periodic se întâlnesc pentru a analiza problemele legate de calitate şi pentru a formula soluţii pentru rezolvarea lor) 

F) reducerea numărului de nivele ierarhice, a celor intermediare pentru obţinerea unor structurii organizatorice mai plate apropiind activitatea de conducere de cea de producţie. 

G) dezvoltarea organizatorică în “reţea” intre subdiviziuni stabilindu-se relaţii de colaborare sub formă de tranzacţii. 

H) crearea unor noi forme organizatorice prin alianţa strategică dintre întreprinderi concurente său potenţial concurente pentru realizarea de proiecte comune conjugând. Competenţe, mijloace, resurse. 

I) adaptarea unor structuri organizatorice care şi integreze şi să motiveze acţiunea factorului uman armonizând interesele personalului întreprinderii cu cele ale managerilor şi proprietarilor.

Luarea deciziei de acceptare sau respingere în condiţiile stabilite prin contractul de vânzare-cumpărare

Achiziţionarea mărfurilor de către comerţul en-gross din sfera producţiei este subordonată necesitătilor de ordin cantitativ, structural şi calitativ al comerţului en-detail (cu amănuntul), care trebuie să corespundă, la rândul său, volumului şi structurii cererii populaţiei din raza deservită. 

O latură principală a activităţii comerţului en-gros o formează recepţia mărfurilor. Orice primire de mărfuri în orice gestiune (ca de altfel şi la ieşire) este urmată obligatoriu de recepţionarea produselor respective, în scopul de a verifica : 

- dacă şi-a indeplinit exact obligaţiile asumate, concretizate în documentele ce stau la baza comecializării mărfurilor (contract, factură, notă de comandă etc.) cu privire la cantitatea, calitatea şi sortimentul mărfurilor livrate ; 

- dacă organele de transport şi-au îndeplinit obligaţiile asumate în privinţa cantităţii şi calităţii mărfurilor transportate. 

RECEPŢIA este operaţia de identificare şi verificare cantitativă şi calitativă a marfurilor ce se primesc in depozit. 

Scopul recepţiei loturilor de mărfuri, care determină şi importanţa sa, consta în : 

- verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte obligaţiile asumate prin contract cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare etc. ; 

- verificarea măsurii în care organele de transport şi-au respectat obligaţiile asumate în legatură cu menţinerea integrităţii cantitative şi calitative a mărfurilor pe toată durata transportului. 

Recepţia mărfurilor este foarte importantă, din punct de vedere economic, pentru consumator, comerţ şi producţie, întrucât ea contribuie la realizarea următoareleor obiective : 

- evitare patrunderii în reteaua comercială a mărfurilor necorespunzătoare calitativ, ca structură şi sortiment ; 

- evitarea formării stocurilor supranormativ, care genereaza imobilizări de fonduri şi plăţi pentru dobanzi; 

- influenţarea directă a producătorilor pentru a furniza numai marfuri corespunzatoare standardelor, normelor tehnice si caietelor de sarcini, prin refuzul produselor necorespunzătoare; 

- stabilirea răspunderii materiale pentru orice pagubă produsă ca urmarea a recepţionării unor mărfuri necorespunzătoare calitativ sau cantitativ. 

Dintre toate etapele pe care le parcurg loturile de mărfuri, recepţia calitativă şi cantitativă poate genera divergenţe si litigii între furnizor, cărăuş şi beneficiar. În acest sens este necesară cunoaşterea răspunderilor ce revin fiecăreia dintre parţi. 

Răspunderea furnizorului pentru lipsurile calitative sau cantitative ale mărfurilor se stabilesc în urmatoarele situaţii: 

- nerespectarea riguroasă a calităţii livrate, potrivit normelor şi standardelor de producţie a acestora; 

- nerespectarea normelor tehnice de aambalare, încărcare, manipulare şi fixare în mijlocul de transport; 

- folosirea pentru ambalare a unor materiale necorespunzatoare; 

- completarea greşită a documentelor de transport prin înscrierea unor date inexacte, incomplete sau prin înscrierea datelor în alte rubrici decât cele rezervate; 

- declararea nereală a greutăţii; 

- livrări masiv, nejustificat, care provoacă locaţii şî perturbări în procesul circulaţiei bunurilor; 

- absenţa sigiliilor corespunzătoare pe mijloacele de transport. 

Răspunderile cărăuşului se stabilesc pentru integritatea mărfurilor transportate din momentul primirii şi până la eliberarea lor către beneficiar. Momentul primirii este specificat prin aplicarea unei ştampile pe documentul de transport. Responsabilitatea cărăuşului pentru consecinţele unui transport necorespunzător se refera la: 

- folosirea unui mijloc de transport neadecvat grupei respective de mărfuri; 

- prezenţa lipsurilor cantitative rezultate ca urmare a scurgerilor şi avariilor pe timpul transportului; 

- neanunţarea beneficiarului în timp util, pentru a se prezenta sâ îşi primească mărfurile. 

Răspunderile beneficiarului există din momentul şi de la locul descărcării până la cel al depozitării mărfurilor. În această etapă pot apărea lipsuri sau degradări ale mărfurilor. Ca urmare, beneficiarului îi revin răspunderi legate de: 

- îndeplinirea unor activităţi distincte la primirea mărfurilor,cum sunt: executarea formalităţilor prealabile preluării loturilor de marfă (primirea documentelor de transport); verificarea mijlocului de transport; cercetarea şi ridicarea sigiliilor de pe mijlocul de transport; verificarea conţinutului a ambalajelor acestor mijloace; solicitarea reîncărcării mărfurilor atunci când apar lipsuri pe parcursul transportului; 

- supravegherea executării descărcării mărfurilor, transportarea şi introducerea lor în depozit;